Polityka prywatności

Niniejszy dokument stanowi zbiór zasad związanych z ochroną prywatności, przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem z serwisów internetowych

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych jest Przedsiębiorstwo Wielobranżowe Ilago Sławomir Starzyk, ul. Zakładowa 1, 32-600 Babice, NIP: 5491568326. zwanym dalej w treści jako „firma”.

W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych z polityką prywatności, w każdej chwili możesz skontaktować się z nami poprzez kontakt@ilago.pl.

Klient – osoba fizyczna lub prawna, z którą firma zawarła chociaż jedną umowę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub podmiot gospodarczy z którym firma nawiązuje kontakt biznesowy, jak też przedstawia ofertę zawarcia umowy lub odpowiada na ofertę, a także każda inna osoba biorąca udział w wykonaniu umowy

Osoba kontaktowa – każda osoba fizyczna, która kontaktuje się z pracownikami lub przedstawicielami firmy w celu nawiązania współpracy handlowej. W szczególności osobą kontaktową może być pracownik Klienta lub osoba wyznaczona do jego reprezentacji. W takiej sytuacji Klient może udzielić takiej osobie stosownych upoważnień, o czym może poinformować firmę.

W jakim celu są przetwarzane Państwa dane i na jakiej podstawie?

Dane osobowe Klientów i Osób kontaktowych mogą być przetwarzane przez Administratora w następujących celach:

  • zawarcia umowy handlowej kupna/sprzedaży, umowy-zlecenia, kontraktu oraz czynności zmierzających do zawarcia takiej umowy, włączając w to przypadki, kiedy do zawarcia tej umowy wymagane są dane osoby działającej w interesie i w imieniu Klienta, np. osoba taka jest uprawniona do składania zamówień w firmie w imieniu Klienta lub odbierania zamówień od firmy w imieniu Klienta – (art. 6 ust.1 lit. b) RODO)
  • odpowiadania na zapytania związane z ofertą handlową firmy w ramach czynności poprzedzających zawarcie umowy handlowej, niezależnie od formy tej odpowiedzi – (art. 6 ust.1 lit. f) RODO)
  • ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą z Panią/Panem umową podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora; prawnie uzasadnionym interesem administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń oraz obrony przed roszczeniami –(art. 6 ust.1 lit. f) RODO)
  • weryfikacji czy dana osoba fizyczna jest osobą uprawniona do reprezentowania Klienta, w szczególności, jeżeli osoba taka zaciąga zobowiązania w imieniu Klienta np. pobierając towar w imieniu Klienta na podstawie posiadanego upoważnienia –(art. 6 ust.1 lit. f) RODO)
  • wypełniania przez Administratora obowiązków przechowywania dokumentów księgowych dotyczących realizacji umów – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikających z ustawy o rachunkowości –(art. 6 ust.1 lit. c) RODO)
  • marketingowym tj. oferowania produktów i usług świadczonych przez Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora; prawnie uzasadnionym interesem administratora jest dostarczenie klientom informacji o produktach i usługach świadczonych przez Administratora, w tym wykonywania przez Administratora czynności w oparciu o zgodę osoby, której to dotyczy np. wysyłki newslettera lub zgody na przeprowadzanie ankiet, konkursów lub udziału w wydarzeniach, których organizatorem jest Administrator – (art. 6 ust.1 lit. f) RODO)
  • w celu badania satysfakcji klientów – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora; prawnie uzasadnionym interesem administratora jest utrzymywanie wysokiej jakości naszej obsługi oraz poziomu zadowolenia naszych Klientów z produktów i usług – (art. 6 ust.1 lit. f) RODO)

Zakres danych przetwarzanych przez Administratora

W przypadku danych osobowych dotyczących zawieranych umów handlowych oraz czynności
zmierzających do zawarcia takich umów Administrator przetwarza następujące informacje:

  • Imię i nazwisko Klienta lub nazwa firmy
  • Adres prowadzenia działalności a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej adres podany przez Klienta,
  • Adresy dostaw towarów wskazanych przez Klienta,
  • Numer NIP, jeżeli Klient prowadzi działalność gospodarczą.
  • Numer rachunku bankowego, w przypadku realizowania zapłaty przelewem
  • Podpis Klienta lub osoby przez niego upoważnionej na dokumentach wymagających podpisu (np. dokument odbioru towaru)
  • Adres e-mail do korespondencji
  • Numer telefonu kontaktowego
  • Historię transakcji, w tym transakcje zakupu/sprzedaży, przesyłane zapytania ofertowe i zapytania o produkty
  • Historię komunikacji z Klientem

W przypadku danych osobowych Osób kontaktowych Administrator przetwarza:

  • Imię i nazwisko
  • Telefon kontaktowy
  • Nazwa firmy
  • Kontaktowy Adres e-mail
  • Zajmowane stanowisko (jeżeli Osoba jest pracownikiem Klienta)
  • Posiadane uprawnienia wskazane przez Klienta
  • Numer dokumentu tożsamości, w przypadku uprawnień do reprezentowania Klienta w zakresie odbioru towarów w imieniu Klienta
  • Historię komunikacji z Osobą kontaktową.

Czy mogą Państwo odmówić podania danych osobowych, o które prosimy?

Podanie danych osobowych o których mowa powyżej jest dobrowolne i nie jest wymogiem ustawowym lub prawnym, jednak ich brak uniemożliwi wykonanie określonych działań ze strony Administratora zmierzających do zawarcia umowy handlowej lub innych usług, które są świadczone przez Administratora.

Czy w Państwa sprawie będą podejmowane decyzje w sposób automatyczny w oparciu o profilowanie?

Administrator nie podejmuje decyzji opartych o zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych, w tym profilowaniu, wywołującej skutki prawne dla osoby, której dane są przetwarzane.

Z jakich źródeł administrator pozyskuje dane?

W większości przypadków Administrator pozyskuje dane bezpośrednio od osoby zainteresowanej, która podaje swoje podstawowe dane wchodząc w interakcje z właścicielami, pracownikami lub przedstawicielami administratora. Informacja taka może być dostarczona do Administratora:

  • na piśmie poprzez wysłanie korespondencji pocztowej na adres Administratora albo adres jakiejkolwiek jego placówki
  • wysłana za pośrednictwem poczty elektronicznej w celu nawiązania kontaktów biznesowych lub zapytań o produkty i usługi z prośbą o udzielenie odpowiedzi zwrotnej telefonicznie, kontaktując się z pracownikami Administratora
  • poprzez serwisy internetowe i stronę firmową Administratora https://ilago.pl , np. w celu otrzymywanie newslettera, w wyniku rejestracji w danym serwsie i wyrażeniu na to zgody
  • poprzez sklep internetowy, w wyniku rejestracji w danym serwisie
  • bezpośrednio od Klienta: dane kontaktowe osób reprezentujących Klienta, jeżeli takie jest wymaganie biznesowe Klienta i zamierza on wskazać swoich reprezentantów biznesowych w określonych obszarach działania
  • Administrator może pozyskiwać dane z informacji ogólnie dostępnych, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy lub bazy CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), firmowych stron internetowych, w zakresach danych publikowanych w sposób jawny.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator danych osobowych dokłada wszelkich starań, aby zapewnić poufność i bezpieczeństwo gromadzonych danych osobowych, wymaganych przez przepisy o ochronie danych osobowych. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ich ochrony przed dostępem nieupoważnionych osób trzecich, wyciekiem, sfałszowaniem bądź utratą.

Czy Państwa dane osobowe będą udostępniane przez Administratora innym podmiotom?

Administrator udostępnia dane następującym podmiotom, które wspomagają działalność prowadzoną przez administratora:

  • firmom transportowym i spedycyjnym współpracującym z Administratorem, w zakresie adresów dostaw towarów oraz danych osób uprawnionych do odbioru towarów w imieniu Klienta
  • firmie świadczącej wsparcie w zakresie użytkowanego systemu ERP , w zakresie minimalnym w jakim jest to konieczne dla celów wykonywania prac serwisowych
  • firmie realizującej na zlecenie Administratora usługi wysyłania wiadomości SMS w oparciu o zarejestrowane żądania Klientów lub Osób kontaktowych
  • Firmie realizującej na zlecenie Administratora usługi marketingowe w postaci newslettera i usług badania opinii o Administratorze.
  • Firmie świadczącej dla Administratora usługi poczty elektronicznej oraz udostępniania zasobów dyskowych w tzw. chmurze obliczeniowej.
  • współpracującym z Administratorem kancelariom prawnym oraz firmom ubezpieczeniowym i windykacyjnym w zakresach wynikających z prowadzonych spraw związanych z odzyskiwaniem należności oraz ubezpieczaniem transakcji lub obroną przed roszczeniami.
  • współpracującymi z administratorem kontrahentami (np. dostawcy) w zakresie koniecznym do wykonania umów handlowych (np. podanie adresu klienta i kontaktu w przypadku bezpośredniej dostawy towaru od dostawcy do klienta).
  • podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu i na podstawie zwartych z nami umów np.: firmy informatyczne obsługujące nasze systemy;
  • firmom świadczących na rzecz administratora usług rachunkowych, usług ochrony, usług lokalizacyjnych GPS i tachografów, dochodzenia należności, usług analitycznych, usług audytowych, doradczych, prawnych, podatkowych.
  • Innym podmiotom, które jako administratorzy przetwarzają Twoje dane we własnym imieniu np.: firmom pocztowym i kurierskim – w związku z przekazywaniem korespondencji; firmy prowadzące działalność płatniczą – w związku z dokonywanymi płatnościami; firmom nabywających od nas wierzytelności – w związku ze sprzedażą długów; firmom świadczących na naszą rzecz usługi księgowe, prawne, podatkowe – w zakresie, w jakim staną się administratorem danych.

W każdym przypadku udostępniania danych osobowych lub zaistnienia możliwości udostępnienia takich danych Administrator stosuje procedury organizacyjne i środki techniczne minimalizujące zakres udostępnianych danych oraz ryzyko dostępu do tych danych przez osoby nieuprawnione.
Administrator przekazuje dane osobowe Klientów i Osób kontaktowych wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji określonego celu handlowego, w szczególności nie udostępnia danych innym podmiotom w celach komercyjnych oraz nie sprzedaje danych osobowych. Ochrona informacji związanych z danymi Klientów oraz Osób kontaktowych jest dla Administratora zadaniem priorytetowym.

Czy Państwa dane osobowe będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych (poza Europejski Obszar Gospodarczy)?

Administrator nie będzie przekazywał Państwa danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych (poza Europejski Obszar Gospodarczy).

Jak długo będą przetwarzane Państwa dane osobowe?

Dane osobowe będą przetwarzane do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartych umów, nie dłużej niż przez
10 lat lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przetwarzania danych wynikających z przepisów prawa lub wycofania przez Państwa zgody, jeżeli dane przetwarzanie były w oparciu o wyrażenie zgody.

Jakie prawa Państwu przysługują?

Przysługuje Państwu prawo do:

  • dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania,usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w u strukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub na podstawie zgody. Przekazane dane osobowe może Pani/Pan przesłać innemu administratorowi danych
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora.
  • prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie tej zgody przed jej cofnięciem.
  • Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Jak mogą Państwo korzystać ze swoich praw?

Administrator zapewnia podmiotom danych realizację uprawnień dotyczących ochrony danych osobowych wynikających z RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE).
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych poprzez e-mail: kontakt@ilago.pl lub z Koordynatorem ochrony danych, jeżeli taki został powołany.